Makalah Sistem Informasi

BAB I

PENDAHULUAN

A.	LATAR BELAKANG
		Dalam rangka mengacu kepada kesiapan Indonesia untuk mempersiapkan
Infrsatruktur informasi nasional, sebagai suatu konsekwensi logis pemikiran untuk menjadikan negara ini menjadi suatau kekuatan ekonomi yang terpandang dimasa yang akan datang, maka layak kiranya bila pemegang keputusan meletakkan manajemen potensi sumber daya informasi dan telekomunikasi sebagai aktifitas nasional yang cukup mendasar. Hal tersebut amat terkait dengan kenyataan – kenyataan sebagai berikut :
a.	Tidak ada suatu negara yang kuat tanpa di dukung oleh jaringan informasi yang memadai yang dapat menghubungkan seluruh sumber informasi dengan pemakainya di dalam negara tersebut secara handal, akurat dan tepat waktu.
b.	Infrastruktur Informasi Nasional memliki tulang punggung yaitu system telekomunikasi nasional yang berfungasi ibarat jalan raya bagi mengalirnya informasi kepada tujuan yaitu si pengguna informasi.
c.	Sistem telekomunikasi nasional tersebut harus dibangun, dipelihara, dioperasikan dan dikembangkan sedemikian rupa hingga tidak akan ada hambatan bagi mengalirnya informasi.
d.	Sejalan dengan perkembangan jaman kebutuhan informasi semakin beragam dan meningkat, volume serta kehandalan yang diminta dan karenanya sitem telekomunikasi nasional harus dapat mengimbangi trend tersebut.
e.	Sistem informasi nasional dan karenanya, juga system telekomunikasi nasional, termasuk manajemen potensi sumber daya telekomunikasi, harus mnejadi issue yang sangat strategis dari bangsa lain.
Fakta diatas mengandung konsekwensi tanggung jawab yang bersifat nasional, dan merupakan suatu pekerjaan rumah yang walaupun pelik tetapi sangat gigantisque dari segi kompleksitas dan volumenya, sehingga menjadi sangat menarik dan sangat menantang kepada siapapun yang bersinggungan dengannya. Adalah suatu yang mustahil, bila masalah tersebut dibebankan semata-mata kepada pemerintah saja, atau dibebankan kepada pelbagai BUMN yang terkait. Fenomena tersebut harus segera dijemput oleh seluruh masyarakat telekomunikasi dan masyarakat informasi, yang bersama – sama pemerintah, BUMN-BUMN, maupun pihak swasta dan koperasi secara gotong royong mengupayakan terciptannya sistem informasi dan telekomunikasi nasional.
B	RUMUSAN MASALAH
Ditengah – tengah kiprahnya seluruh elemen terkait dalam sistem informasi maupun sistem telekomunikasi nasional ini timbul suatu pertanyaan dapatkah kirannya dimunculkan suatu pendukung pemerintah   maupun pemegang keputusan yang akan menyajikan informasi yang up-to-date dan relevan akan adanya sumber daya informasi dan telekomunikasi di Indonesia :
a.	Yang telah ada dilapangan,
b.	Yang sedang dipersiapkan,
c.	Yang akan dibutuhkan dalam kurun waktu mendatang berikut spesifikasinya.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.   Pengertian Sistem Informasi 

          Manajemen Informasi adalah semua aktivitas yang berkaitan dengan pengumpulan informasi, pemanfataannya secara efektif dan menyajikannya pada saat yang tepat.

                Berkembangnya manajemen informasi :

1.	Meningkatnya Kompleksitas Aktivitas Bisnis :
	a.	Pengaruh ekonomi internasional
	b.	Kompetisi dunia dalam bisnis
	c.	Peningkatan kompleksitas teknologi
	d.	Menyusutnya batasan waktu
	e.	Hambatan sosial
2.	Perkembangan Kemampuan Komputer

            COMPUTER BASED INFORMASI SYSTEM ( CBIS )

       

          Sistem adalah kelompok elemen – elemen yang terintegrasi, dengan fungsi umum untuk mencapai suatu tujuan ( Mc Leod, 2000 )

          Elemen sistem adalah Input ( masukan ) ditransformasikan menjadi output ( keluaran ). Input menuju elemen transformasi untuk diubah menjadi output. Mekanisme kontrol bertugas memonitor proses transformasi untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencapai tujuannya.

Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses dan mempunyai arti. Data itu sendiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.

          Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh Pengolah Informasi. Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci sistem konseptual yang meliputi elemen – elemen komputer, elemen-elemen non komputer atau kombinasinya. Konsep sistem Informasi Manajemen menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Sistem Informasi Manajemen melainkan informasi pemecah masalah.            

B. DASAR OPERASI PENGOLAHAN DATA

                        Terdapat 5 ( lima ) operasi dasar yang merupakan karakteristik dari semua sistem pengolahan data. Kelima operasi tersebut meliputi :

1.      Inputting adalah proses pemasukan data yang merupakan fakta-fakta yang digabung dalam sistem pengolahan data.

2.      Storing adalah penyimpanan data / informasi sehingga dapat dipakai untuk proses awal / proses selanjutnya.

3.      Processing adalah membentuk operasi-operasi logika atau aritmatika pada data – data tersebut menjadi informasi yang dikehendaki.

4.      Outputing adalah proses mencetak informasi yang dibutuhkan, seperti pencetakan laporan – laporan baik dengan media kertas maupun video.

5.      Controlling adalah menunjukkan prosedur operasi yang membentuk sistem pengolahan data tersebut.

C.  KELOMPOK TINGKATAN DATA

                        Kelompok-kelompok secara umum dalam tingkatan data, sesuai dengan urutan kapasitas dapat dibedakan :

1.      Entity adalah obyek, orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam.

2.      Data elemen ( atribut ) yaitu gabungan dari karakter – karakter atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Suatu atribut sering dinamakan juga sebagai suatu data elemen, data-data field, field data item atau suatu item.

3.      Data value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap-tiap data elemen atau atribut.

4.      Record atau tuple merupakan kumpulan data elemen yang saling berkaitan untuk menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap, satu record mewakili satu data atau informasi seseorang.

5.      File atau relasi adalah merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama namun berbeda volionya.

D.  PENGENALAN SYSTEM DATABASE

                        Pada system database dipakai konsep system yang bernama system manajemen basis data, atau Database Manajemen System ( DBMS ). Suatu DBMS berisi koleksi program yang dipakai oleh user ( pemakai ) untuk pengolahan perawatan sebuah database.

                        Saat ini sudah banyak software yang dapat digunakan langsung untuk mengolah database, namun banyak yang tidak sesuai dengan lingkungan yang ada. Untuk itu banyak user-user yang membuat aplikasi yang sesuai dengan lingkungannya. ( Database System ).

E.   KEGUNAAN DATABASE      

                        Kegunaan database untuk mengatasi suatu masalah pada penyusunan data yang berupa :

1.             Redudansi dan inerkoneksi data

Pada beberapa program aplikasi atau program yang telah dibuat oleh programer sering mengalami penggandaan pada file-file yang berbeda inilah yang dinamakan redudansy. Hal ini merupakan pemborosan ruang penyimpanan dan pengaksesan menjadi lebih lama.

          Inconsistensy data ( data yang tidak konsisten ) juga dapat terjadi akibat dari penyimpanan data yang berulang-ulang dibeberapa file. Sehingga apabila salah satu file di update akan menjadi data menjadi tidak konsisten pada file lainnya. Jadi untuk mengupdate data harus dilakukan satu persatu setiap file yang memuat data tersebut.

2.             Kesulitan Pengaksesan

Pada suatu saat kita butuh mencetak suatu  data yang sangat banyak sekali informasinya. Padahal kita tidak mempunyai informasi yang lengkap untuk mencetak data tersebut, maka dilakukan pengurutan pencarian ( browse )  satu per satu, hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.             Isolasi data untuk standarisasi

Data yang memiliki format atau bentuk yang sama dan mempunyai standart yang sama akan mudah dibuat program aplikasinya.

4.             Multi User

Database dibangun karena nantinya data tersebut digunakan oleh banyak pemakai dalam waktu yang berbeda diakses oleh program yang sama tetapi berbeda pemakai dan waktunya. Multiple User digunakan network dipakai penghubung antar komputer.

5.             Masalah Keamanan

Tidak setiap pemakai database diperbolahkan mengakses semua data. Misalnya data mengenai muatasi pejabat, hanya boleh dibuka oleh bagian mutasi atau petugas keamanan.

Keamanan ini dapat diatur lewat program yang dibuat oleh programer atau fasilitas keamanan dari Operating System, misalnya Novele Network atau Local Area Network.

6.             Masalah Integritas

Database berisi file-file yang saling berelasi, masalah utama adalah bagaimana hubungan antara file itu bisa terjadi.

7.             Masalah Independent.

Pada suatu aplikasi yang kita buat, apapun perubahan dalam databasel, semua perubahan mengalami kestabilan, tanpa perlu ada yang dirubah.

BAB III

PEMBAHASAN

A.  LATAR BELAKANG ORGANISASI

         Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo mempunyai visi “ Memberikan Pelayanan Prima di Bidang Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat “ dan misi “ Menyusun kebijakan teknis dan fasilitasi pelaksanaan perijinan dan pelayanan umum dibidang kesatuan bangsa dan ketertiban masyarakat. “ guna mendukung terwujudnya visi dan misi tersebut Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo mempunyai struktur organisasi yang cukup memadai dalam melaksanakan tugas pokok  dan fungsinya yaitu Tugas Pokoknya adalah Melaksanakan Membantu Bupati dalam Menyelenggarakan Pemerintahan di Bidang Kesatuan Bangsa, Perindungan dan Ketertiban Masyarakat. Dan untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat berfungsi :

1.      Penyusunan Kebijaksanaan teknis dan strategis pembangunan kesatuan bangsa, politik, perlindungan dan ketertiban masyarakat.

2.      Pelaksanaan fasilitas penyelenggaraan pendidikan dan pengembangan sistem politik, pemilihan umum dan kesatuan bangsa.

3.      Pelaksanaan Hak Azasi Manusia

4.      Pengkoordinasian kegiatan kesatuan bangsa, dengan instansi dan atau lembaga terkait.

5.      Pemberian perijinan dan pelaksanaan pelayanan umum dibidang kesatuan bangsa perlindungan dan ketertiban masyarakat.

6.      Pelaksanaan tugas – tigas ketatausahaan dan pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan bupati.

                 Sebagai konsekuensi logis dari penerapan otonomi daerah yang tertera dalam Undang – Undang  Nomor 22 Tahun  1999, adalah berimplikasi pada penataan kelembagaan ( perangkat daerah ) dengan struktur organisasi kelembagaan yang baru, menyesuaikan perubahan yang ada di pemerintah pusat dan propinsi, seperti berdirinya Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo berdasarkan Kepuusan Bupati Ponorogo Nomor 68 Tahun 2001. Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat melaksanakan tugas pemerintah bidang kesatuan bangsa prlindungan dan ketertiban masyarakat di Kabupaten Ponorogo secara teknis menjadi tugas dan fungsi lembaga tersebut yang dalam pelaksanaannya tidak berdiri sendiri, akan tetapi terkait dengan instansi / lembaga lain seperti Kepolisian, Kodim, Kejaksaan dan sebagainya. Oleh karena itu pembangunan dibidang kesatuan bangsa perlindungan dan ketertiban masyarakat identik dengan pembangunan wawasan kebangsaan dan jati diri bangsa Indonesia yang didalamnya adalah pembangunan pendidikan politik, wawasan kebangsaan ( NKRI ), penegakan HAM, mengatasi perselisihan masyarakat, perlindungan masyarakat ( LINMAS ), penanggulangan bencana, ketentraman ketertiban masyarakat dan pendidikan bela negara, pembinaan organisasi kemasyarakatan, organisasi kepemudaan dan lembaga swadaya masyarakat yang terdaftar di Kabupaten Ponorogo.

B.  ANALISA SISTEM

                        Untuk dapat memahami kebutuhan yang akan dibuat ada baiknya diskripsi permasalahan sebagai berikut, Badan Kesatuan Bangsa Perliondungan dan Ketertiban Masyarakat merupakan suatu badan yang terdiri dari  1 ( satu ) sekretariat yang di pimpimpin oleh seorang Sekretaris Badan dan 3 ( tiga ) bidang adalah Bidang Kesatuan Bangsa, Bidang Perlindungan Masyarakat dan Bidang Ketertiban serta Kelompok Jabatan Fungsional.

                        Adapun data yang diperoleh dalam diskripsi ini ada pada Bidang Ketertiban yaitu :

a.       Ketertiban dan ketentraman wilayah.

b.      Ijin HO dan Reklame

c.       PKL

Data diatas adalah data yang berhubungan dengan pelayanan kepada masyarakat sedangkan data-data yang berkaitan dengan Bakesbang Lintibmas diantaranya mengenai :

a.       Karyawan

b.      Barang Inventaris

c.       Keungan

d.      Organisasi Masa dan Organisasi Politik.

e.       LSM

                 Dalam penyimpanan dan pengolahan data yang dilakukan oleh Bakesbang Lintibmas Kabupaten Ponorogo masih secara manual meskipun  sarana elektronik penyimpan dan pengolah data sudah ada ( computer ), dalam jumlah yang kurang memadai. Ini dikarenakan petugas yang mengoperasikan perangkat tersebut masih terbatas pengetahuannya Untuk dapat menunjang pelayanan prima kepada masyarakat sehubungan dengan tugas dan wewenang dari Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo serta membantu memberikan laporan yang cepat dan akurat dalam membantu pimpinan membuat kebijaksanaan maka dibutuhklan suatu informasi manajemen, misalnya dengan LAN dan internet.

Ini semua berkaitan dengan penampilan sistem, penyimpanan data, trayek dari pesan, otorisasi tingkat-tingkat dan prosedurnya, pemanfaatan bersama informasi, otentikasi data, kualitas maupun nilai informasi dari sistem.

Bagi tindakan praktis tugas – tugas  manajemen termasuk :

1.      Cukup tersedianya infrastruktur teknis.

2.      Pembentukan direktori dan piranti navigasi demikian sehingga informasi dapat diminta, dikirim dan diterima kedayagunaan yang maksimal.

3.      Menjamin bahwa informasi yang disimpan pada sistem itu benar, taat azas, bermanfaat dan dimutakhirkan secara periodik.

C. KESIMPULAN

                                    Sistem Informasi Manajemen yang dilakukan oleh Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo secara ringkas bagaimana kebiasaan tradisional ( secara manual ) masih tetap ada dalam pandangan manajemen sebagai akibat inersia sistem lama dan bagaimana sebaiknya manajemen bertindak.

BAB IV

SARAN SISTEM YANG DIUSULKAN

                        Untuk melakukan tugas pokok dan fungsi dari Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan dan Ketertiban Masyarakat Kabupaten Ponorogo perlu sekali untuk mengambangklan dan menerapkan Sistem Informasi Manajemen sehingga data tersebut memenuhi unsur :

1.      Kerahasiaan : informasi yang tepat dapat diakses oleh personil yang tepat dan bukan yang lain.

2.      Integritas : dalam sistem, maka informasi yang tepat, tepat dimana- mana dalam pengertian bahwa informasi yang dikirmkan oleh pengirim harus bebas cacat atau penghapusan dalam bentuk apapun, dan dapat mencapai secara aman kepada penerimanya sesuai yang dirancangkan.

3.      Ketersediaan : informasi yang tepat diakses bilamana diperlukan, bagi siapa saja yang berhak dan kapan saja ingin dibaca.

Dari ketiga hal tersebut diatas dapat membantu pimpinan dalam membuat keputusan atau kebijaksanaan, serta dapat menunjang program pelayanan prima kepada masyarakat luas.